การจัดการการรับสมัครอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะสำหรับสถานบันการศึกษาที่ต้องจัดการกับคำถาม การสมัคร และการติดตามผลจำนวนมาก ด้วยทรัพยากรที่จำกัดและจำนวนผู้สมัครที่เพิ่มขึ้น การเกิดการตกหล่นในกระบวนการจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ยาก
ดังนั้น HubSpot CRM และ Sales Hub จึงมอบโซลูชันที่สมบูรณ์แบบในการปรับปรุงกระบวนการรับสมัครของคุณ รับประกันความมีประสิทธิภาพ ความโปร่งใส และการให้บริการที่เป็นเฉพาะเจาะจงกับผู้เข้าสมัครทุกคน
เริ่มต้นการจัดการผู้รับสมัครที่ได้รับคัดเลือกอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการมีระบบรวมศูนย์ โดย HubSpot CRM สามารถรวบรวมคำถามของผู้รับสมัครทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้ทีมงานสามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ โดยทุกๆการตอบคำถาม ที่รวมไปถึงอีเมล, การติดต่อทางโทรศัพท์ หรือแบบฟอร์มที่ส่ง จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในระบบ CRM ทำให้กระบวนการติดตามทุกผู้สมัครเป็นไปอย่างราบรื่น ป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญตกหล่น และทีมงานสามารถดึงข้อมูลของนักเรียนขึ้นมาได้ทันที ช่วยให้ตอบกลับคำถามได้อย่างรวดเร็วและลดการพลาดการติดตาม
ระบบที่รวมศูนย์นี้ช่วยลดความเสี่ยงในการพลาดติดตามหรือการตอบคำถาม ด้วยการมีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการอยู่ในมือทำให้ทีมงานสามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์แล้วรู้สึกถึงการให้ความสำคัญ ซึ่งช่วยสร้างความประทับใจแรกที่ดีตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก
ทีมงานต้องรู้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับสถานะของผู้สมัครในทุกกระบวนการ และ pipeline ที่ปรับแต่งได้ของ HubSpot นี้ช่วยให้เห็นภาพได้อย่างชัดเจน ด้วยขั้นตอนต่างๆ เช่น "การสอบถามที่ถูกส่งเข้ามา" "ใบสมัครที่กำลังดำเนินการ," "การนัดสัมภาษณ์," และ "การตอบตกลง" ทำให้ทีมงานของคุณสามารถติดตามเส้นทางของผู้สมัครแต่ละคนได้อย่างง่ายดาย
Pipeline นี้ช่วยให้คุณมั่นใจว่าจะไม่มีผู้สมัครคนไหนหายไปในขั้นตอนการดำเนินการ เสริมสร้างให้ทีมรับงานสามารถให้ความสำคัญกับงานที่ต้องทำ เช่น การติดตามใบสมัครที่ไม่สมบูรณ์ หรือการนัดสัมภาษณ์กับผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์ ด้วยการทำให้งานในกระบวนการง่ายขึ้น สถาบันการศึกษาจึงสามารถมุ่งเน้นในการพาผู้สมัครจากการสอบถามไปจนถึงการลงทะเบียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
HubSpot CRM ไม่เพียงแค่จัดการข้อมูลของนักเรียน แต่ยังช่วยจัดระเบียบข้อมูลและบันทึกข้อมูลของผู้ปกครอง ศิษย์เก่า ผู้บริจาค และผู้สอน โดยโปรไฟล์ของ Steakholder แต่ละคนจะถูกอัปเดตประวัติการสื่อสารไว้ ทำให้ง่ายต่อการปรับกลยุทธ์โดยรวมให้มีส่วนร่วมอย่างเหมาะสม
การมีความสัมพันธ์ที่ดีกับ Steakholder จะช่วยสร้างความรู้สึกเป็น Community และความไว้วางใจ ไม่ว่าจะเป็นการกลับมาติดต่อกับศิษย์เก่าหรือการแจ้งข้อมูลให้ผู้บริจาคทราบ ซึ่ง HubSpot จะช่วยให้เกิดปฏิสัมพันธ์ที่มีความสำคัญที่ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ให้ดียิ่งขึ้น
HubSpot มีชุดเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและป้องกันไม่ให้งานตกหล่น ด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่น บันทึกข้อความ การลงบันทึกกิจกรรม และการจัดการงาน ทีมงานของคุณสามารถบันทึกทุกการสนทนาและอัปเดตได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อหาผู้สมัครที่น่าสนใจผ่านโทรศัพท์ การส่งอีเมลติดตามผลถึงผู้ปกครอง ทุกอย่างจะถูกรวบรวมไว้ในระบบศูนย์กลางของ HubSpot
ซึ่งหมายความว่า แม้จะเกิดการลาออกของสมาชิกในทีม ข้อมูลก็ยังคงเข้าถึงได้ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูลที่มักเกิดขึ้นกับเอกสารกระดาษหรือระบบที่กระจัดกระจาย
HubSpot ช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมรับรู้สถานะงานในแง่มุมเดียวกัน ด้วยบันทึกกิจกรรมที่ละเอียดและการแชร์ข้อมูลร่วมกัน จะทำให้ทุกคนในทีมสามารถทราบสถานะของใบสมัครและงานที่ต้องดำเนินการต่อได้ การแจ้งเตือนและการเตือนอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าในกิจกรรมที่สำคัญ เช่น การยื่นเอกสารหรือการนัดสัมภาษณ์ จะไม่ถูกมองข้าม
ด้วย workflow ที่มีการจัดการอย่างมีระบบนี้จะช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบ และทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้แก่ผู้เข้าสมัครและครอบครัวได้ โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการติดตามผลที่ผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน
ข้อมูลและการรายงานเป็นหัวใจสำคัญของการตัดสินใจที่มีข้อมูลสนับสนุน และเครื่องมือรายงานของ HubSpot ช่วยให้สถาบันการศึกษาสามารถเข้าถึงและนำเสนอข้อมูลสำคัญเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายและติดตามได้ผ่าน HubSpot ไม่ว่าจะเป็นความนิยมของโปรแกรมการศึกษาต่าง ๆ, การลงทะเบียนตามชั้นเรียนหรือระดับชั้น, รายได้, อัตรา conversion ของการสมัครเข้าเรียน หรือแหล่งที่มาของใบสมัคร
การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้สถานบันการศึกษาปรับปรุงกลยุทธ์และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น อัตราการลงทะเบียนที่สูงขึ้น และการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น
ด้วยแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ HubSpot ช่วยให้สถาบันการศึกษานำเสนอข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ในรูปแบบที่ Steakholder สามารถเข้าใจได้ง่าย ด้วยแดชบอร์ดเหล่านี้สามารถแสดงตัวชี้วัดสำคัญ (KPIs) เช่น รายได้ การลงทะเบียนตามโปรแกรม หรืออัตรา Conversion ทำให้ฝ่ายบริหารสามารถติดตามความคืบหน้าโดยมีข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจ
Stakeholders และผู้บริหารโรงเรียนไม่จำเป็นต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลจากสเปรดชีตหรือขอรายงานแบบแมนนวลอีกต่อไป พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญในรูปแบบที่ใข้งานได้ง่ายและอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ทันที นอกจากนี้ ยังสามารถรับรายงานอัตโนมัติแบบรายเดือนหรือรายไตรมาสผ่านอีเมลได้อีกด้วย
Source: HubSpot
HubSpot CRM และ Sales Hub ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ความท้าทายเฉพาะของกระบวนการรับสมัครในแต่ละสถานบันการศึกษา ช่วยให้กระบวนการที่ซับซ้อนมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น สร้างการสื่อสารที่มีความเฉพาะเจาะจงระหว่างบุคคล และเสริมศักยภาพให้กับทีมงานด้วยข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง ด้วยการใช้เครื่องมือเหล่านี้ สถาบันการศึกษาสามารถปรับปรุงการดำเนินงาน พร้อมสร้างความไว้วางใจกับครอบครัวของผู้เข้าสมัคร และเพิ่มความสำเร็จในการรับสมัคร
คุณพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงกระบวนการรับสมัครของคุณแล้วหรือยัง? ให้ HubSpot ช่วยคุณสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่น มีประสิทธิภาพ และปรับให้เหมาะสมเฉพาะบุคคล เพื่อทำให้สถาบันการศึกษาของคุณโดดเด่นเหนือใคร
สนใจในโซลูชั่น CRM ของเรา? จองเข้ารับการปรึกษาฟรีกับเราได้เลยวันนี้!