พอร์ทัล HubSpot ที่ไม่เป็นระเบียบ ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องเล็กน้อย เพราะมันอาจทำให้ทีมทำงานช้าลง ข้อมูลไม่น่าเชื่อถือ และการเติบโตสะดุด เมื่อทีมงานหาข้อมูลไม่เจอ ใช้ข้อมูลไม่ตรงกัน หรือพลาดโอกาสเพราะระบบที่รกและซับซ้อย การลงทุนในแพลตฟอร์มนี้ก็ไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่คุ้มค่าได้อย่างที่ควร
คำตอบคือ การทำ HubSpot Audit อย่างสม่ำเสมอ ก็เหมือนการตรวจสุขภาพเชิงกลยุทธ์ให้กับ CRM ของคุณ แต่คำถามคือ ควรตรวจสอบเมื่อใด และควรสังเกตอะไรบ้าง?
คู่มือนี้จะพาคุณไปดู สัญญาณสำคัญที่บอกว่าถึงเวลาต้องตรวจสอบ พร้อมเช็กลิสต์ปฏิบัติจริงสำหรับเริ่มต้นได้ทันที
คุณคงไม่รอให้เครื่องยนต์รถเสียก่อนถึงจะเข้าตรวจเช็ก เช่นเดียวกันกับพอร์ทัล HubSpot ของคุณ นี่คือช่วงเวลาสำคัญและ สัญญาณเตือนที่บอกว่าถึงเวลาต้องทำ HubSpot Audit
1. ทีมงานเริ่มแสดงอาการหงุดหงิดหรือไม่พอใจ:
ทีมงานมักหลีกเลี่ยงฟีเจอร์บางอย่างบน HubSpot เพราะรู้สึกว่า “ซับซ้อนเกินไป” หรือระบบดูรกและใช้งานยาก
ทีมงานยังคงใช้สเปรดชีตส่วนตัวแยกออกมา เพราะไม่มั่นใจว่าข้อมูลใน HubSpot ถูกต้อง
สมาชิกใหม่ในทีมมักตามงานไม่ทัน เพราะขาดขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน
2. พอร์ทัลของคุณกำลังส่งสัญญาณเตือน:
คุณมีเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ แต่ยังไม่มีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ชัดเจน
รายชื่อ แดชบอร์ด และคุณสมบัติเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำ ล้าสมัย หรือไม่ได้ใช้งาน
คุณมีคุณสมบัติหลายรายการที่ตั้งชื่อคล้ายกัน เช่น “Lead Source” กับ “Source”
ข้อมูลผู้ติดต่อไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การแบ่งกลุ่มลูกค้าและการปรับประสบการณ์ส่วนบุคคลเป็นไปได้ยาก
3. บริษัทของคุณกำลังเติบโตและพัฒนา:
คุณกำลังอยู่ในช่วงวางแผนรายไตรมาสหรือรายปี และต้องการข้อมูลที่น่าเชื่อถือสำหรับการวิเคราะห์และพยากรณ์
คุณกำลังเริ่มนำกระบวนการขาย การตลาด หรือบริการใหม่เข้ามาใช้งาน
คุณกำลังฝึกทีมงานใหม่ให้คุ้นเคยกับระบบที่เรียบร้อย ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพ
การทำ Audit อาจดูซับซ้อน แต่การโฟกัส 4 ด้านสำคัญจะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนทันที นี่คือเช็กลิสต์ที่จะช่วยแนะนำคุณตลอดขั้นตอน
เริ่มต้นด้วยคุณภาพของข้อมูล
การรักษาความเรียบร้อยและคุณภาพของ CRM คือพื้นฐานสำคัญของ HubSpot ที่ประสบความสำเร็จ นี่คือจุดที่คุณควรให้ความสำคัญ:
ตรวจสอบคุณสมบัติสำคัญ (Required Properties): ฟิลด์สำคัญของผู้ติดต่อใหม่ถูกกรอกครบถ้วนหรือไม่
ตรวจสอบข้อมูลซ้ำ: มีบันทึกผู้ติดต่อหรือบริษัทซ้ำอยู่กี่รายการ
ประเมินความครบถ้วนของข้อมูล: ฐานข้อมูลของคุณขาดข้อมูลสำคัญ เช่น ตำแหน่งงาน หรือขั้นตอนในวงจรชีวิตลูกค้ากี่เปอร์เซ็นต์
เช็กอีเมลตีกลับ: ดูอัตราอีเมลตีกลับและการยกเลิกการรับอีเมล เพื่อทำความสะอาดรายชื่อผู้ติดต่อ
ตรวจสอบระบบอัตโนมัติ
ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานอยู่: เวิร์กโฟลว์ทุกอันมีวัตถุประสงค์ชัดเจนและมีเอกสารประกอบหรือไม่
ตรวจสอบเกณฑ์การลงทะเบียน: กรอกข้อมูลลงทะเบียนผู้ติดต่อและยกเลิกการลงทะเบียนถูกต้องหรือไม่
เช็กลำดับการทำงาน: อีเมล ความล่าช้า และงานในเวิร์กโฟลว์ทำงานตามที่ตั้งใจไว้หรือไม่
จัดระเบียบสินทรัพย์ (Asset) ของคุณ
เก็บรายการที่ไม่ใช้งานแล้ว: จัดเก็บฟอร์ม หน้าแลนดิ้ง และรายชื่อเก่าที่ไม่ได้ใช้งานอย่างเป็นระบบ
ลบคุณสมบัติซ้ำ: รวมคุณสมบัติที่ติดตามข้อมูลเดียวกันเข้าด้วยกัน
อัปเดตการตั้งชื่อ: ตรวจสอบสินทรัพย์ทุกชิ้นใช้โครงสร้างชื่อที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน
เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานของคุณ
จัดทำเอกสารขั้นตอนมาตรฐาน: สร้างคู่มือง่ายๆ สำหรับการใช้งาน HubSpot ในงานประจำวันของทีมอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
ทำ Audit ประจำ: ตั้งเวลาตรวจสอบแบบคร่าว ๆ ทุกเดือน และตรวจสอบเชิงลึกทุกไตรมาส เพื่อรักษาความเรียบร้อยและคุณภาพของระบบอย่างสม่ำเสมอ
สร้างแดชบอร์ดตรวจสอบคุณภาพข้อมูล: สร้างแดชบอร์ดใน HubSpot เพื่อติดตามตัวชี้วัดสำคัญ เช่น ความครบถ้วนของข้อมูลและจำนวนบันทึกซ้ำ ตลอดช่วงเวลาต่าง ๆ
พร้อมที่จะทำให้พอร์ทัล HubSpot ของคุณเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง? การทำ Audit อย่างรอบด้านคือก้าวแรก โดยคุณสามารถทำเองได้ แต่ผู้เชี่ยวชาญจะสามารถระบุปัญหาสำคัญได้อย่างรวดเร็ว พร้อมวางแผนชัดเจนเพื่อความสำเร็จ นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดที่จะทำให้พอร์ทัลของคุณทำงาน เพื่อคุณ ไม่ใช่เป็นอุปสรรคต่อคุณ
ทีมงานของเราพร้อมช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของพอร์ทัลอย่างชัดเจนและตรงประเด็น
ลงทะเบียนวันนี้เพื่อรับ HubSpot Audit แบบฟรี พร้อมคำปรึกษา และแดชบอร์ดปรับแต่งเฉพาะที่ติดตั้งตรงใน HubSpot ของคุณ เพื่อช่วยให้ระบบสะอาดและใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ
จำไว้ว่าเป้าหมาย ไม่ใช่พอร์ทัลสมบูรณ์แบบเพียงครั้งเดียว แต่คือการสร้างระบบที่ขยายได้ ช่วยทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และรักษาตัวเองได้ เริ่มจากเล็ก ๆ ทำสม่ำเสมอ แล้วค่อยต่อยอดทีละขั้น