เช็กลิสต์ HubSpot CRM Audit: วิธีทำให้ระบบของคุณมีประสิทธิภาพ

พอร์ทัล HubSpot ที่ไม่เป็นระเบียบ ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องเล็กน้อย เพราะมันอาจทำให้ทีมทำงานช้าลง ข้อมูลไม่น่าเชื่อถือ และการเติบโตสะดุด เมื่อทีมงานหาข้อมูลไม่เจอ ใช้ข้อมูลไม่ตรงกัน หรือพลาดโอกาสเพราะระบบที่รกและซับซ้อย การลงทุนในแพลตฟอร์มนี้ก็ไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่คุ้มค่าได้อย่างที่ควร

คำตอบคือ การทำ HubSpot Audit อย่างสม่ำเสมอ ก็เหมือนการตรวจสุขภาพเชิงกลยุทธ์ให้กับ CRM ของคุณ แต่คำถามคือ ควรตรวจสอบเมื่อใด และควรสังเกตอะไรบ้าง?

คู่มือนี้จะพาคุณไปดู สัญญาณสำคัญที่บอกว่าถึงเวลาต้องตรวจสอบ พร้อมเช็กลิสต์ปฏิบัติจริงสำหรับเริ่มต้นได้ทันที

ถึงเวลาตรวจสอบแล้วหรือ? สัญญาณเตือนสำคัญที่ควรรู้

คุณคงไม่รอให้เครื่องยนต์รถเสียก่อนถึงจะเข้าตรวจเช็ก เช่นเดียวกันกับพอร์ทัล HubSpot ของคุณ นี่คือช่วงเวลาสำคัญและ สัญญาณเตือนที่บอกว่าถึงเวลาต้องทำ HubSpot Audit

1. ทีมงานเริ่มแสดงอาการหงุดหงิดหรือไม่พอใจ:

• ทีมงานมักหลีกเลี่ยงฟีเจอร์บางอย่างบน HubSpot เพราะรู้สึกว่า “ซับซ้อนเกินไป” หรือระบบดูรกและใช้งานยาก

• ทีมงานยังคงใช้สเปรดชีตส่วนตัวแยกออกมา เพราะไม่มั่นใจว่าข้อมูลใน HubSpot ถูกต้อง

• สมาชิกใหม่ในทีมมักตามงานไม่ทัน เพราะขาดขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน
  
  

2. พอร์ทัลของคุณกำลังส่งสัญญาณเตือน:

• คุณมีเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ แต่ยังไม่มีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ชัดเจน

• เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่เบื้องหลัง แต่ไม่มีใครทราบว่าทำไปเพื่ออะไร
  
  

• รายชื่อ แดชบอร์ด และคุณสมบัติเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำ ล้าสมัย หรือไม่ได้ใช้งาน

• คุณมีคุณสมบัติหลายรายการที่ตั้งชื่อคล้ายกัน เช่น “Lead Source” กับ “Source”

• ข้อมูลผู้ติดต่อไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การแบ่งกลุ่มลูกค้าและการปรับประสบการณ์ส่วนบุคคลเป็นไปได้ยาก
  
  

3. บริษัทของคุณกำลังเติบโตและพัฒนา:

• คุณกำลังอยู่ในช่วงวางแผนรายไตรมาสหรือรายปี และต้องการข้อมูลที่น่าเชื่อถือสำหรับการวิเคราะห์และพยากรณ์

• คุณกำลังเริ่มนำกระบวนการขาย การตลาด หรือบริการใหม่เข้ามาใช้งาน

• คุณกำลังฝึกทีมงานใหม่ให้คุ้นเคยกับระบบที่เรียบร้อย ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพ
  
  

เช็กลิสต์ HubSpot Audit ฉบับใช้งานได้จริง

การทำ Audit อาจดูซับซ้อน แต่การโฟกัส 4 ด้านสำคัญจะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนทันที นี่คือเช็กลิสต์ที่จะช่วยแนะนำคุณตลอดขั้นตอน

เริ่มต้นด้วยคุณภาพของข้อมูล

การรักษาความเรียบร้อยและคุณภาพของ CRM คือพื้นฐานสำคัญของ HubSpot ที่ประสบความสำเร็จ นี่คือจุดที่คุณควรให้ความสำคัญ:

• ตรวจสอบคุณสมบัติสำคัญ (Required Properties): ฟิลด์สำคัญของผู้ติดต่อใหม่ถูกกรอกครบถ้วนหรือไม่

• ตรวจสอบข้อมูลซ้ำ: มีบันทึกผู้ติดต่อหรือบริษัทซ้ำอยู่กี่รายการ

• ประเมินความครบถ้วนของข้อมูล: ฐานข้อมูลของคุณขาดข้อมูลสำคัญ เช่น ตำแหน่งงาน หรือขั้นตอนในวงจรชีวิตลูกค้ากี่เปอร์เซ็นต์

• เช็กอีเมลตีกลับ: ดูอัตราอีเมลตีกลับและการยกเลิกการรับอีเมล เพื่อทำความสะอาดรายชื่อผู้ติดต่อ
  
  

ตรวจสอบระบบอัตโนมัติ

• ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานอยู่: เวิร์กโฟลว์ทุกอันมีวัตถุประสงค์ชัดเจนและมีเอกสารประกอบหรือไม่

• ตรวจสอบเกณฑ์การลงทะเบียน: กรอกข้อมูลลงทะเบียนผู้ติดต่อและยกเลิกการลงทะเบียนถูกต้องหรือไม่

• เช็กลำดับการทำงาน: อีเมล ความล่าช้า และงานในเวิร์กโฟลว์ทำงานตามที่ตั้งใจไว้หรือไม่
  
  

จัดระเบียบสินทรัพย์ (Asset) ของคุณ 

• เก็บรายการที่ไม่ใช้งานแล้ว: จัดเก็บฟอร์ม หน้าแลนดิ้ง และรายชื่อเก่าที่ไม่ได้ใช้งานอย่างเป็นระบบ

• ลบคุณสมบัติซ้ำ: รวมคุณสมบัติที่ติดตามข้อมูลเดียวกันเข้าด้วยกัน

• อัปเดตการตั้งชื่อ: ตรวจสอบสินทรัพย์ทุกชิ้นใช้โครงสร้างชื่อที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน
  
  

เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานของคุณ

• จัดทำเอกสารขั้นตอนมาตรฐาน: สร้างคู่มือง่ายๆ สำหรับการใช้งาน HubSpot ในงานประจำวันของทีมอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

• ทำ Audit ประจำ: ตั้งเวลาตรวจสอบแบบคร่าว ๆ ทุกเดือน และตรวจสอบเชิงลึกทุกไตรมาส เพื่อรักษาความเรียบร้อยและคุณภาพของระบบอย่างสม่ำเสมอ

• สร้างแดชบอร์ดตรวจสอบคุณภาพข้อมูล: สร้างแดชบอร์ดใน HubSpot เพื่อติดตามตัวชี้วัดสำคัญ เช่น ความครบถ้วนของข้อมูลและจำนวนบันทึกซ้ำ ตลอดช่วงเวลาต่าง ๆ

เริ่มต้นอย่างไร

พร้อมที่จะทำให้พอร์ทัล HubSpot ของคุณเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง? การทำ Audit อย่างรอบด้านคือก้าวแรก โดยคุณสามารถทำเองได้ แต่ผู้เชี่ยวชาญจะสามารถระบุปัญหาสำคัญได้อย่างรวดเร็ว พร้อมวางแผนชัดเจนเพื่อความสำเร็จ นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดที่จะทำให้พอร์ทัลของคุณทำงาน เพื่อคุณ ไม่ใช่เป็นอุปสรรคต่อคุณ

ทีมงานของเราพร้อมช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของพอร์ทัลอย่างชัดเจนและตรงประเด็น

ลงทะเบียนวันนี้เพื่อรับ HubSpot Audit  แบบฟรี พร้อมคำปรึกษา และแดชบอร์ดปรับแต่งเฉพาะที่ติดตั้งตรงใน HubSpot ของคุณ เพื่อช่วยให้ระบบสะอาดและใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ

จำไว้ว่าเป้าหมาย ไม่ใช่พอร์ทัลสมบูรณ์แบบเพียงครั้งเดียว แต่คือการสร้างระบบที่ขยายได้ ช่วยทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และรักษาตัวเองได้ เริ่มจากเล็ก ๆ ทำสม่ำเสมอ แล้วค่อยต่อยอดทีละขั้น